Tracciamento degli utenti, produzione e archiviazione della documentazione e delle statistiche riguardo ai corsi proposti sono presto diventati un aspetto centrale per i Provider, qualunque sia la forma di ECM che si trovino a dover gestire (stanziale, online o mista).

La flessibilità degli strumenti è qui un requisito indispensabile. Questi stessi aspetti, del resto, interessano ogni progetto di formazione, a prescindere dalla materia trattata e dal pubblico a cui ci si rivolge.

Questo contributo illusta alcune delle funzionalità aggiunte o modificate nel nostro sistema per la gestione di corsi online durante la seconda fase sperimentale dell’ECM per rispondere a questo tipo di esigenze.

Una delle prime esigenze da soddisfare riguarda la necessità di monitorare costantemente l’andamento dei diversi eventi formativi proposti (siano essi stanziali od online). L’utility di amministrazione compresa nel nostro sistema per il Learning Management permette di visualizzare, in tempo reale e mentre il corso è ancora in fase di erogazione, una serie di dati utili alla valutazione dell’andamento, della fruizione e del successo dei singoli corsi grazie alla sezione statistiche accedibile dalla lista dei corsi attivati.

I questionari – intervista possono essere associati ad ogni singolo corso e vengono presentati al discente per la compilazione online automaticamente al termine del corso.

Le statistiche possono fornire i risultati aggiornati in tempo reale dei questionari – intervista offrendo una panoramica dettagliata della qualità percepita dagli stessi utenti.
Questi dati, assieme al numero di utenti registrati, al numero di utenti che hanno sottoscritto il corso e alle percentuali di successi e insuccessi sui corsi svolti permettono di seguire con regolarità l’andamento del corso e il livello di interesse e apprezzamento che suscita negli utenti.

All’interno di corsi online con un alto numero di partecipanti rintracciare rapidamente i dati relativi ad un utente rappresenta a volte un problema.
Per questo abbiamo studiato e attivato nuove funzionalità di ricerca che permettono di effettuare velocemente ricerche incrociate:

• sul livello dell’utente: permette di selezionare gli utenti per area di appartenenza (materie di insegnamento)
• sui corsi sottoscritti dall’utente: permette di ottenere velocemente l’elenco di tutti gli utenti iscritti ad un determinato evento formativo
• per stato del corso: permette di isolare gli utenti che hanno completato un dato corso da quelli che l’hanno eseguito parzialmente.
• per stringhe di testo libere: permette di rintracciare velocemente un utente a partire dal suo nome o altro dato.

La situazione formativa del singolo utente può essere facilmente seguita. Per ogni utente registrato è possibile risalire alla lista dei corsi sottoscritti.

Per ogni corso sottoscritto da un utente è infine possibile scendere nel dettaglio dei risultati sui singoli moduli formativi.

La creazione di attestati di partecipazione e il successivo rilascio ai singoli utenti è stata notevolmente automatizzata per semplificare al massimo questa parte del workflow.

Anche in questo caso la soluzione nasce da esigenze incontrate nell’ambito dell’ECM: utilizzare dei modelli di attestato differenziati sia per diverse tipologie di offerte formative sia per singolo corso, produrre in automatico un attestato personalizzato all’atto della conclusione del corso, far pervenire all’utente il documento di attestazione via email, raccogliere attestati ed informazioni utili relative ad ogni utente che ha completato il corso in un archivio aggiornato automaticamente, presso il fornitore del servizio.